سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله مراتب برای انجام مکاتبات و کارهای اداری خود به پرسنلی نیاز دارد که این کارها را برای پشتیبانی از پرسنل تخصصی انجام می‌دهند. معمولا حجم کارهای دفتری در سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله مراتب و بخش‌های متعدد، بسیار بالا است. کسب و کارهای کوچک نیز کارهای دفتری خودشان را دارند. گاهی اوقات، برخی افراد حقیقی نیز مکاتبات، تراکنش‌های مالی و کارهای دفتری متعددی دارند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، سازماندهی این امورات است تا همه‌چیز با نظم و به سرعت پیش برود.
حال حاضر نیاز سازمان‌ها به جذب کارمند اداری و تعداد آگهی‌های دعوت به همکاری برای جذب کارمند اداری، نسبتا بالا است و تعداد آگهی استخدام کارمند اداری در سازمان‌های مختلف کم نیست. برای مشاهده‌ی این آگهی‌ها می‌توانید به وب‌سایت کاریابی جاب ویژن مراجعه کرده و پس از قرار دادن فیلتر «گروه شغلی» روی «مسئول دفتر/امور اداری/اپراتور» در میان فرصت‌های شغلی موجود، جستجو کنید.
با این حال، پیشبینی می‌شود که از سال ۲۰۱۹ تا سال ۲۰۲۹، شغل منشی‌گری رشد منفی حدود ۹ درصدی را تجربه کند و آینده‌ی شغل کارمند اداری نیز تفاوت چندانی نخواهد داشت. دلیل این موضوع، گسترش استفاده از اپلیکیشن‌ها، اینترنت و سیستم‌های اتوماسیون اداری برای انجام کارهای اداری است.
معمولا، شرایط و ساعات کاری کارمندان اداری، تفاوت چندانی با هم دیگر ندارند.کارمندان اداری باید به صورت تمام وقت در طول روزهای غیرتعطیل، در محیط‌های دفتری، مشغول به کار باشند. البته بعضی از کارفرمایان، نیازمند استخدام کارمند اداری نیمه وقت، به ویژه برای کار کردن در ساعات غیراداری هستند. البته بعضی از کسب و کارهای کوچک نیز برای صرفه‌‌جویی در هزینه‌ها، کارمند اداری را به صورت پاره‌وقت، به خدمت می‌گیرند.
این در حالی است که شرایط کاری منشی‌ها در سازمان‌های مختلف با هم دیگر متفاوت است. در ادارات دولتی و سازمان‌های بزرگ، معمولا منشی‌ها باید به صورت تمام وقت و فقط در ساعات اداری، در دفتر خود کار کنند. با این حال، در کسب‌وکارهای کوچک مثل مطب پزشک، منشی به صورت پاره‌وقت کار می‌کند.
کارمندان و منشی‌ها معمولا چه کارهایی انجام می‌دهند؟
به طور کلی می‌توان گفت که یک کارمند اداری باید به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و نامه‌های فیزیکی پاسخ دهد و مکاتبات و کاغذبازی‌های اداری در سیستم‌های بروکراسی اداری را انجام دهد، فعالیت‌های سایر پرسنل را ثبت کند و کارهای حقوقی و اداری آن‌ها را انجام دهد جلسات و قرارهای ملاقت را هماهنگ کردن، مأموریت‌های خارج سازمانی پرسنل را ترتیب دهد، بعضی از کارهای حسابداری را انجام دهد. همچنین، انجام خریدها و تجهیز سازمان و نگهداری از وسایل سازمان نیز به عهده‌ی کارمند اداری می‌باشد. دیگر وظایف کارمند اداری عبارتند از:
جدای از این‌ها، کارمند اداری باید در فرآیند عقد قرارداد با طرفین قرارداد خارج از سازمان، همکاری‌های لازم را انجام دهد، از فایل‌های فیزیکی و دیجیتالی یک نسخه‌ی کپی تهیه کند و آن‌ها را بایگانی نماید، اتاق‌های جلسات، همایش و ... را رزرو کند، برای استخدام پرسنل جدید با واحد مدیریت منابع انسانی همکاری‌های لازم را انجام دهد و پرسنل اداری جدید و منشی‌ها را آموزش دهد، رویدادهای داخل سازمانی را هماهنگ کند و به سایر پرسنل اطلاع دهد، داده‌های آماری مثل داده‌های KPI را تحلیل کرده و از روی آن‌ها گزارش تهیه کند و به مراتب مدیریتی گزارش دهد، سایت سازمان و شبکه‌های اجتماعی آن را مدیریت کند و برای تقسیم‌بودجه با حسابداران سازمان همکاری نماید.
کارهای منشی‌ها کمتر و ساده‌تر است. یک منشی باید:
- کارهای روزانه را ثبت کند
- کارها را اولویت‌بندی نماید
- قرارهای ملاقات را تنظیم کند
- به تلفن‌ها پاسخ دهد، پیام‌ها را دریافت کند و در حد اختیار به آن‌ها پاسخ دهد
- نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری را انجام دهد
- اسناد را تایپ کند و گزارش‌ها را آماده‌سازی نماید
- مشتریان و ارباب رجوع‌ها را بپذیرد و به آن‌ها خوش‌آمد بگوید
- اسناد مهم را بایگانی کند
- پرداخت‌های مالی را انجام دهد و فاکتورهای مهم را بایگانی کند
برای مشاهده‌ی آگهی‌های استخدام کارمند اداری و منشی کلیک کنید.
ساعات و شرایط کاری کارمندان اداری چگونه است؟
کارمندان اداری معمولا به صورت تمام‌وقت کار می‌کنند و در روزهای تعطیل سال، نیاز به حضور آن‌ها در محل کار نیست. در واقع، کار اداری یک کار روتین است و انعطاف‌پذیری زیادی ندارد. به طور معمول یک کارمند اداری باید صبح زود در محل کارش حاضر شود و ۸ ساعت در محل کار حاضر باشد. البته با پلتفرم‌های ارتباطی قوی و ابزارهای دورکاری، به ویژه پس از همه‌گیری کروناویروس، خیلی از سازمان‌ها به امکان دورکاری کارمندان اداری با کمک این پلتفرم‌ها و البته سیستم‌های اتوماسیون سازمانی، به امکان دورکاری کارمندان اداری پی برده‌اند.
کار کردن در یک سیستم اداری، انعطاف‌پذیری بالایی ندارد و ممکن است مجبور باشید همیشه کارهایی تکراری انجام دهید. در سازمان‌های بزرگ، سلسله‌مراتب و بروکراسی اداری کاملا مشخص است و هر بخش، تعدادی کارمند اداری دارد که وظایف به طور مناسبی بین آن‌ها تقسیم می‌شود. همچنین، بعضی از جایگاه‌های شغلی در این سازمان‌ها که مکاتبات زیادی دارند، دارای منشی هستند. بنابراین، حجم کارهای اداری و دفتری به طور مناسبی بین کارمندان و منشی‌ها، تقسیم می‌شود.
ساعات و شرایط کاری منشی‌ها چگونه است؟
در شرایطی که اکثر کارمندان اداری تمام وقت هستند، منشی‌ها به دلیل حجم کار کمتر، به ویژه در کسب‌وکارهای کوچکتر، مثل منشی آموزشگاه، منشی مطب، منشی باشگاه و ... ، به صورت پاره‌وقت کار می‌کنند و البته دستمزد کمتری دارند.
ساعات و نحوه‌ی کاری منشی‌ها در سازمان‌های مختلف با هم دیگر تفاوت‌های زیادی دارد. در ادارات دولتی و سازمان‌های بزرگ، معمولا منشی‌ها باید به صورت تمام وقت و فقط در ساعات اداری، در دفتر خود کار کنند. با این حال، در بعضی از آگهی‌های شغلی، مثل آگهی‌های استخدام منشی مطب در تهران، شرایط همکاری به صورت پاره‌وقت است. تمامی این مشاغل نیازمند حضور در دفتر نیست و بعضی از شرکت‌ها، به ویژه شرکت‌های فعال در حوزه‌ی خدمات اینترنتی، نیاز به استخدام منشی دورکار نیز دارند.
سخن پایانی
هر سازمان یا کسب‌وکاری، صرف نظر از اندازه، برای پیشبرد سریع و منظم کارها، نیازمند کارمند اداری و منشی است. کار اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها این است که کارهای دفتری و کاغذبازی‌های روزانه را انجام دهند. بنابراین، دیگر کارکنان سازمان که وظایف تخصصی را به عهده دارند، تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار می‌دهند.
برای آشنایی کامل با شغل کارمند اداری کلیک کنید.
سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله مراتب برای انجام مکاتبات و کارهای اداری خود به پرسنلی نیاز دارد که این کارها را برای پشتیبانی از پرسنل تخصصی انجام می‌دهند. معمولا حجم کارهای دفتری در سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله مراتب و بخش‌های متعدد، بسیار بالا است. کسب و کارهای کوچک نیز کارهای دفتری خودشان را دارند. گاهی اوقات، برخی افراد حقیقی نیز مکاتبات، تراکنش‌های مالی و کارهای دفتری متعددی دارند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، سازماندهی این امورات است تا همه‌چیز با نظم و به سرعت پیش برود.
حال حاضر نیاز سازمان‌ها به جذب کارمند اداری و تعداد آگهی‌های دعوت به همکاری برای جذب کارمند اداری، نسبتا بالا است و تعداد آگهی استخدام کارمند اداری در سازمان‌های مختلف کم نیست. برای مشاهده‌ی این آگهی‌ها می‌توانید به وب‌سایت کاریابی جاب ویژن مراجعه کرده و پس از قرار دادن فیلتر «گروه شغلی» روی «مسئول دفتر/امور اداری/اپراتور» در میان فرصت‌های شغلی موجود، جستجو کنید.
با این حال، پیشبینی می‌شود که از سال ۲۰۱۹ تا سال ۲۰۲۹، شغل منشی‌گری رشد منفی حدود ۹ درصدی را تجربه کند و آینده‌ی شغل کارمند اداری نیز تفاوت چندانی نخواهد داشت. دلیل این موضوع، گسترش استفاده از اپلیکیشن‌ها، اینترنت و سیستم‌های اتوماسیون اداری برای انجام کارهای اداری است.
معمولا، شرایط و ساعات کاری کارمندان اداری، تفاوت چندانی با هم دیگر ندارند.کارمندان اداری باید به صورت تمام وقت در طول روزهای غیرتعطیل، در محیط‌های دفتری، مشغول به کار باشند. البته بعضی از کارفرمایان، نیازمند استخدام کارمند اداری نیمه وقت، به ویژه برای کار کردن در ساعات غیراداری هستند. البته بعضی از کسب و کارهای کوچک نیز برای صرفه‌‌جویی در هزینه‌ها، کارمند اداری را به صورت پاره‌وقت، به خدمت می‌گیرند.
این در حالی است که شرایط کاری منشی‌ها در سازمان‌های مختلف با هم دیگر متفاوت است. در ادارات دولتی و سازمان‌های بزرگ، معمولا منشی‌ها باید به صورت تمام وقت و فقط در ساعات اداری، در دفتر خود کار کنند. با این حال، در کسب‌وکارهای کوچک مثل مطب پزشک، منشی به صورت پاره‌وقت کار می‌کند.
کارمندان و منشی‌ها معمولا چه کارهایی انجام می‌دهند؟
به طور کلی می‌توان گفت که یک کارمند اداری باید به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و نامه‌های فیزیکی پاسخ دهد و مکاتبات و کاغذبازی‌های اداری در سیستم‌های بروکراسی اداری را انجام دهد، فعالیت‌های سایر پرسنل را ثبت کند و کارهای حقوقی و اداری آن‌ها را انجام دهد جلسات و قرارهای ملاقت را هماهنگ کردن، مأموریت‌های خارج سازمانی پرسنل را ترتیب دهد، بعضی از کارهای حسابداری را انجام دهد. همچنین، انجام خریدها و تجهیز سازمان و نگهداری از وسایل سازمان نیز به عهده‌ی کارمند اداری می‌باشد. دیگر وظایف کارمند اداری عبارتند از:
جدای از این‌ها، کارمند اداری باید در فرآیند عقد قرارداد با طرفین قرارداد خارج از سازمان، همکاری‌های لازم را انجام دهد، از فایل‌های فیزیکی و دیجیتالی یک نسخه‌ی کپی تهیه کند و آن‌ها را بایگانی نماید، اتاق‌های جلسات، همایش و ... را رزرو کند، برای استخدام پرسنل جدید با واحد مدیریت منابع انسانی همکاری‌های لازم را انجام دهد و پرسنل اداری جدید و منشی‌ها را آموزش دهد، رویدادهای داخل سازمانی را هماهنگ کند و به سایر پرسنل اطلاع دهد، داده‌های آماری مثل داده‌های KPI را تحلیل کرده و از روی آن‌ها گزارش تهیه کند و به مراتب مدیریتی گزارش دهد، سایت سازمان و شبکه‌های اجتماعی آن را مدیریت کند و برای تقسیم‌بودجه با حسابداران سازمان همکاری نماید.
کارهای منشی‌ها کمتر و ساده‌تر است. یک منشی باید:
- کارهای روزانه را ثبت کند
- کارها را اولویت‌بندی نماید
- قرارهای ملاقات را تنظیم کند
- به تلفن‌ها پاسخ دهد، پیام‌ها را دریافت کند و در حد اختیار به آن‌ها پاسخ دهد
- نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری را انجام دهد
- اسناد را تایپ کند و گزارش‌ها را آماده‌سازی نماید
- مشتریان و ارباب رجوع‌ها را بپذیرد و به آن‌ها خوش‌آمد بگوید
- اسناد مهم را بایگانی کند
- پرداخت‌های مالی را انجام دهد و فاکتورهای مهم را بایگانی کند
برای مشاهده‌ی آگهی‌های استخدام کارمند اداری و منشی کلیک کنید.
ساعات و شرایط کاری کارمندان اداری چگونه است؟
کارمندان اداری معمولا به صورت تمام‌وقت کار می‌کنند و در روزهای تعطیل سال، نیاز به حضور آن‌ها در محل کار نیست. در واقع، کار اداری یک کار روتین است و انعطاف‌پذیری زیادی ندارد. به طور معمول یک کارمند اداری باید صبح زود در محل کارش حاضر شود و ۸ ساعت در محل کار حاضر باشد. البته با پلتفرم‌های ارتباطی قوی و ابزارهای دورکاری، به ویژه پس از همه‌گیری کروناویروس، خیلی از سازمان‌ها به امکان دورکاری کارمندان اداری با کمک این پلتفرم‌ها و البته سیستم‌های اتوماسیون سازمانی، به امکان دورکاری کارمندان اداری پی برده‌اند.
کار کردن در یک سیستم اداری، انعطاف‌پذیری بالایی ندارد و ممکن است مجبور باشید همیشه کارهایی تکراری انجام دهید. در سازمان‌های بزرگ، سلسله‌مراتب و بروکراسی اداری کاملا مشخص است و هر بخش، تعدادی کارمند اداری دارد که وظایف به طور مناسبی بین آن‌ها تقسیم می‌شود. همچنین، بعضی از جایگاه‌های شغلی در این سازمان‌ها که مکاتبات زیادی دارند، دارای منشی هستند. بنابراین، حجم کارهای اداری و دفتری به طور مناسبی بین کارمندان و منشی‌ها، تقسیم می‌شود.
ساعات و شرایط کاری منشی‌ها چگونه است؟
در شرایطی که اکثر کارمندان اداری تمام وقت هستند، منشی‌ها به دلیل حجم کار کمتر، به ویژه در کسب‌وکارهای کوچکتر، مثل منشی آموزشگاه، منشی مطب، منشی باشگاه و ... ، به صورت پاره‌وقت کار می‌کنند و البته دستمزد کمتری دارند.
ساعات و نحوه‌ی کاری منشی‌ها در سازمان‌های مختلف با هم دیگر تفاوت‌های زیادی دارد. در ادارات دولتی و سازمان‌های بزرگ، معمولا منشی‌ها باید به صورت تمام وقت و فقط در ساعات اداری، در دفتر خود کار کنند. با این حال، در بعضی از آگهی‌های شغلی، مثل آگهی‌های استخدام منشی مطب در تهران، شرایط همکاری به صورت پاره‌وقت است. تمامی این مشاغل نیازمند حضور در دفتر نیست و بعضی از شرکت‌ها، به ویژه شرکت‌های فعال در حوزه‌ی خدمات اینترنتی، نیاز به استخدام منشی دورکار نیز دارند.
سخن پایانی
هر سازمان یا کسب‌وکاری، صرف نظر از اندازه، برای پیشبرد سریع و منظم کارها، نیازمند کارمند اداری و منشی است. کار اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها این است که کارهای دفتری و کاغذبازی‌های روزانه را انجام دهند. بنابراین، دیگر کارکنان سازمان که وظایف تخصصی را به عهده دارند، تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار می‌دهند.
برای آشنایی کامل با شغل کارمند اداری کلیک کنید.
از انگولار چه می‌دانید؟ آشنایی با انگولار و وضعیت بازار کار و شرایط استخدام آن